Registres de transactions par carte : ce qu'il faut garder, et pendant combien de temps

Une vérification de TPS et de TVQ remonte parfois à des ventes faites il y a plusieurs années. Un client conteste un paiement effectué longtemps auparavant. Dans les deux cas, la question est la même : avez-vous encore le registre, et étiez-vous encore obligé de le garder ?

La règle est la même pour la plupart des commerces qui acceptent des paiements par carte : six ans. Mais le compte ne commence pas toujours le jour de la vente, et tous les documents ne se conservent pas de la même façon.

Concrètement, une vente conclue en janvier 2020 devait être conservée jusqu'à la fin de 2026, puisque le décompte de six ans commence à la fin de l'année de la transaction, et non à sa date exacte. Un commerce ouvert depuis plusieurs années a donc toujours au moins six exercices complets de registres à conserver, jamais moins.

Ce qui compte comme registre de transaction

Un registre de transaction n'est pas seulement la facture remise au client. Pour Revenu Québec et l'Agence du revenu du Canada (l'ARC), il s'agit de tout document qui appuie une vente ou une dépense liée à vos activités. Certains commerçants confondent cela avec la comptabilité générale : les deux se recoupent, mais un registre de transaction vise précisément la preuve d'une vente donnée, qui a payé, combien, comment, et quand.

Ce qu'il faut conserver comme registre :

• les factures et reçus remis aux clients, ou leurs copies
• les rapports de lot et de fermeture de caisse produits par le terminal ou le point de vente
• les notes de crédit, remboursements et annulations
• la documentation d'une contestation de paiement réglée avec l'émetteur de la carte
• les registres liés à la TPS et à la TVQ, comme les crédits de taxe sur intrants réclamés

Le rapport de lot mérite une attention particulière. Beaucoup de terminaux et de systèmes de point de vente n'affichent que les données récentes à l'écran et effacent le reste après quelques mois. Le registre à conserver n'est pas ce qui reste visible dans l'appareil, mais l'export complet, pris avant qu'il disparaisse. Sans cet export, un commerce qui reçoit une demande de vérification, ou un client qui conteste un paiement plusieurs mois plus tard, se retrouve sans preuve, même si la vente a réellement eu lieu.

Combien de temps les garder

Revenu Québec comme l'ARC demandent de conserver les registres et les pièces justificatives pendant les six années qui suivent la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Pour une vente faite en 2026, le décompte commence à la fin de l'année 2026, pas à la date de la transaction elle-même.

Ce délai peut s'allonger. Si une déclaration a été produite en retard, le décompte part de la date de production, non de la fin de l'année visée. Si un dossier est contesté ou en appel auprès de l'ARC, les registres qui s'y rapportent doivent rester conservés jusqu'au règlement final, plus deux ans. Pour un bien immobilisé, un terminal ou un système de caisse acheté par exemple, le décompte de six ans ne commence qu'à sa vente ou sa mise hors service, pas à son achat.

Sous quelle forme les garder

Le papier n'est pas obligatoire. Revenu Québec accepte les registres sur support électronique ou informatique, à condition que ce support permette de produire des copies accessibles et utilisables. Concrètement, vous devez encore pouvoir les ouvrir et les lire dans six ans, pas seulement aujourd'hui. Un fichier dans un format qu'un logiciel abandonné ne sait plus ouvrir ne répond pas à cette exigence.

Il vaut aussi la peine de garder une copie de secours, distincte du système qui a produit l'original. Un terminal remplacé, un compte fournisseur fermé ou un disque dur défaillant ne doivent pas emporter avec eux six ans de preuves.

Où les garder

Un détail que plusieurs commerçants ignorent : l'ARC exige que les registres soient conservés au Canada, à votre lieu d'affaires ou à votre résidence, sauf permission écrite contraire. Ce n'est pas une question théorique. De plus en plus de systèmes de point de vente et de terminaux fonctionnent par abonnement, avec des données hébergées chez le fournisseur plutôt que sur un appareil chez vous, et potentiellement à l'extérieur du pays.

Si c'est le cas de votre système, l'ARC peut accorder la permission de conserver les copies électroniques ailleurs, mais seulement sur demande écrite à votre bureau des services fiscaux, et seulement si des copies conformes demeurent accessibles à ses représentants au Canada.

Détruire des registres avant le délai

Vous n'avez pas à attendre que les classeurs s'accumulent pendant six ans si l'espace ou la gestion pose problème. Vous pouvez demander à Revenu Québec la permission de détruire des documents avant l'échéance, par une demande écrite qui décrit précisément les documents visés et la période qu'ils couvrent. Sans cette autorisation, une destruction anticipée reste à vos risques si un dossier est un jour révisé.

La prochaine fois que vous évaluez un changement de terminal ou de système de point de vente, posez une question simple à votre fournisseur actuel avant de fermer le compte : pouvez-vous exporter les rapports de lot et les registres de transaction des six dernières années, pas seulement des derniers mois ?

Vérifiez aussi, dès maintenant, si vos exports actuels remontent réellement à six ans complets ou seulement à quelques mois. Le faire une fois par année suffit, et vaut mieux que de le découvrir le jour où une vérification ou une contestation l'exige.